Elige tus tareas en función del día y de tu energía.


Las rutinas de trabajo son fundamentales a la hora de organizar bien las tareas y solucionar los retos diarios: la manera de trabajar, el orden en el que hacemos las cosas, los lugares en las que hacemos estas tareas, las herramientas que utilizamos… Sin embargo, todos los días no son iguales. Por eso en ocasiones conviene ser más flexibles.

Si aún no conocéis a Berto Pena tenéis que empezar a leer cuanto antes su blog sobre productividad. No dice nada fuera de lo común pero precisamente por eso sus trucos e ideas sobre cómo incrementar la rentabilidad de nuestro trabajo son tan interesantes. Por eso y porque lo justifica y razona de tal forma que difícilmente vas a olvidar sus consejos. La siguiente cita está extraída de su último artículo:


  • Cuando llueve moderas la velocidad. Cuando hay niebla todavía la reduces más; y además aumentas la distancia de seguridad. Y lo mismo cuando conduces de noche. Si adaptas la forma de conducir a cada momento, ¿por qué nos empeñamos en trabajar todos los días de la misma forma? Si estás descentrado y despistado, ¿trabajas siempre igual? Si hay un pico de trabajo con muchas cosas que entregar ese día, ¿trabajas siempre igual? Si un día hay muchas reuniones o salidas de la oficina, ¿trabajas siempre igual? Si están llegando más imprevistos de los normales, ¿trabajas siempre igual? Si estás bloqueado y no salen las ideas como otros días, ¿trabajas siempre igual? Si estás cansado o bajo de motivación y energía, ¿trabajas siempre igual? Si hoy te interrumpen más que otros días, ¿trabajas siempre igual?


Es cierto. No podemos trabajar igual todos los días. Un ejemplo, el día antes de las vacaciones suele ser el día más productivo de una persona sea cual sea la empresa para la que trabaje. Simplemente porque es cuando nos proponemos realmente cerrar el mayor número de asuntos posibles. Seguramente tampoco podríamos llevar ese ritmo de trabajo todos los días.

El trabajo inteligente es la mejor manera de fomentar la productividad. Y consiste en adaptar las tareas diarias o la forma de trabajar a las circunstancias de cada día. Porque todos los días laborables del año, sea cual sea tu estado de ánimo y cómo haya amanecido el día, tú tienes que trabajar. Y al final tu rendimiento va a depender fundamentalmente de que elijas las tareas adecuadas para cada momento del día y para cada día de la semana.

He aquí una serie de pequeños consejos:

Revisa periódicamente tu flujo de trabajo, es decir, párate a pensar si las rutinashábitos y herramientas con las que te organizas siguen siendo útiles hoy en día o hay alternativas mejores.

Planifica con tiempo tus tareas más importantes. Y sé realista. Comprueba el día anterior las horas que NO tienes para trabajar. Porque las horas reales no tienen nada que ver con tu horario laboral sino que son el resultado de descontar de ese horario determinadas actividades incluídas en tu agenda: reuniones, visitas, comidas, compromisos… No te plantees qué cosas puedes hacer mañana sino qué cosas puedes terminar mañana. Y que nunca recopiles las tareas que te gustaría terminar sino las que realmente puedes rematar.

Busca “oasis de trabajo”. Son lugares y momentos del día en los que puedes concentrarte sin que nadie te interrumpa: al comienzo del día o al final del día, a la hora de la comida, cuando otros compañeros tienen reuniones fuera de la oficina. Aprovecha esos momentos para hacer las tareas más importantes y que exijan más de ti mismo.

Clasifica tus tareas (ya sean rutinarias o extraordinarias) en función de la cantidad de tiempo que requieran y la cantidad de energía o concentración que te exijan. Si las agrupas bien, en momentos puntuales bastará con que te preguntes de cuánto tiempo dispones y cuánta gasolina te queda en el depósito para elegir la tarea correcta. Así serás capaz de aprovechar incluso los diez minutos antes de una reunión o aquellos días que ha amanecido nublado y estás hundido para ordenar tu escritorio, revisar la lista de lecturas, organizar algunas notas, escanear tarjetas de visita, actualizar los filtros del email, anular determinadas suscripciones, hacer copias de seguridad de algunos ficheros, cambiar claves de acceso…


Imagen: Post-It To-Do (Flickr – CC)