Perfecto, has dado el salto y te has volcado en tu aventura empresarial
personal. O has conseguido un trabajo. O simplemente lo estás buscando. ¿Eres
consciente de la importancia que tiene tu imagen exterior en
este momento? Esa imagen comienza a definirse en la mente de tu interlocutor
desde algo tan sencillo como el correo electrónico. Ahora que es
una de las herramientas principales de comunicación con clientes, proveedores,
empresas, etc. -más que el teléfono debido a su “gratuidad”-, te proporcionamos
tres sencillos pasos para que tus e-mails sean una buena carta de presentación,
tanto en forma como en contenido.
1 – La estructura de tus mails está casi a la altura del contenido.
Y es que, por muy importante que sea lo que tienes que decir, si lo expresas
mal o de manera aleatoria, pierde esa fuerza. Por eso, hacemos un esquema
rápido de cuatro párrafos para estructurar correcta y
educadamente, sin parecer excesivo y con lo suficiente para no dejar nada en el
tintero.
Comenzamos con una frase inicial dedicada directamente al
destinatario. En el segundo párrafo continuamos comentando el motivo de
contactar por mail, sobre todo si has hablado con dicha persona
anteriormente, y el medio por el que contactasteis. Esto te será muy útil por
si necesitas recordar algún detalle a posteriori. En el siguiente párrafo
recuérdale tu predisposición a aumentar la información y cómo
puede contactarte (y a qué horas) para ello. Por último, un despido formal pero sin parecer pedante ni
superficial.
Por ejemplo:
Estimado señor Fdez,
En base a la conversación telefónica mantenida con usted hoy, procedo a
enviarle la factura proforma (…)
No dude en consultarme si necesita más información adicional, o en mi
teléfono 6XXXXXXXX.
Un cordial saludo,
Juan
2 – Al empezar, siempre solemos contactar con mucha gente a la vez.
Porque no sabemos realmente cuántos “van a caer” en la red, como cuando los
pescadores salen a pescar. Para ello, seguramente has hecho recopilación de un
montón de direcciones de empresas. Cuida mucho que los mails se mandan
exclusivamente a cada uno, y que las direcciones de todos no lleguen a
todos los destinatarios. Es un fallo que suele cometer mucha gente
inexperta al comenzar y puede dañar mucho tu reputación. Para ello, incluye
todas las direcciones en el campo CCO (Copia de Carbón Oculta) y no en “PARA”.
Todos hemos aprendido por las malas, no te preocupes.
3 – No exageres tu firma. Por ejemplo, tu dirección de mail ya
viene en el propio email. Y seguramente, si has contratado un dominio, sabrá
que tu web es la referente a dicho dominio. Con incluir el nombre completo,
puesto y un teléfono de contacto, es más que suficiente. No las eternices ni
adornes demasiado.
Con estos tres pequeños pasos, darás un gran salto de calidad en tu
comunicación con los demás.
Tip extra: Revisa el mail siempre antes de mandarlo, porque la
diferencia entre acabar el mail con “un salido” en vez de “un saludo” puede
costarte un disgusto.
Where’s my mail (CC-Flickr)
de Éole Wind
Comentarios
Publicar un comentario